#2 Sezon deschis intalnirilor, parteneriatelor si inspiratiei

Salutare,

Odată ce efervescența concediilor de vară se evaporă, începe sezonul evenimentelor și conferințelor – un maraton care atinge apogeul în decembrie, cu petrecerile de Crăciun. Dar, ca lucrurile să iasă așa cum ne dorim, e esențială planificarea din timp. Ușor de zis și greu de făcut, dată fiind repeziciunea cu care se mișcă lucrurile.

Dacă privim însă în urmă cu trei decenii, pare aproape de neverosimil câtă rigoare și cât timp presupunea organizarea unui eveniment, chiar și a unuia de mici dimensiuni. Skift.Meetings ne reamintește că, în lipsa tehnologiei, totul se baza pe materiale printate, apeluri telefonice și întâlniri față în față. Invitațiile erau trimise prin poștă, iar confirmările de participare – clasicul RSVP (Répondez s’il vous plaît) – veneau prin telefon sau fax.

Astăzi însă, într-o lume în care totul e pe repede înainte și la un click distanță, doar 15% dintre rezervările de locații pentru evenimente sunt planificate cu cel puțin un an în avans, după cum relevă un studiu publicat anul acesta de FCM Meetings & Events, în parteneriat cu platforma globală de tehnologie specializată Cvent.

Cât despre rândurile care urmează, ne propunem să rămânem ancorați în prezent și, mai ales, în viitor.

MICE – acronimul cu de toate.

De regulă, piața de capital oferă o perspectivă clară asupra particularităților și dinamicii unei industrii prin intermediul fondurilor tranzacționabile (ETF-uri) dedicate, însă în cazul MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) – laitmotivul acestui newsletter – lucrurile sunt mai nuanțate. Spre deosebire de domenii bine delimitate precum tehnologia informației, serviciile medicale sau energia, nu există ETF-uri care să urmărească direct evoluția MICE.

„Puzzle-ul” industriei este alcătuit din companii listate care activează în segmente diferite, dar complementare: de la operatori aerieni, aplicații de ride-hailing, firme de travel management, lanțuri hoteliere cu infrastructură dedicată conferințelor, până la organizatori de evenimente și platforme tech specializate.

În ceea ce privește performanțele bursiere, Amplify Travel Tech ETF (AWAY) – fond lansat la începutul lui 2020 – încă „depune eforturi” pentru a recupera terenul pierdut după boomul post-pandemic din 2021. ETF-ul urmărește dinamica companiilor din turism și travel cu accent pe tehnologie, printre care Uber, Expedia, Corporate Travel Management, Booking, Airbnb sau Flight Centre Travel Group (compania-mamă a FCM Travel, partenerul Happy Tour în România).

Crème de la crème. Concentrându-ne acum asupra industriei hoteliere – un pilon esențial al ecosistemului MICE – te invităm să descoperi dintr-o privire crème de la crème a hotelurilor dedicate întâlnirilor și evenimentelor din Europa.

Peste 10% din PIB-ul global.

Într-o încercare de a aproxima dimensiunea MICE, Flight Centre Travel Group estimează că aproape 30% dintre corporații direcționează 50% sau chiar mai mult din bugetul de călătorii și cheltuieli asociate (travel & expenses) către evenimente și conferințe.  În paralel, World Travel & Tourism Council anticipează că, în 2025, industria de travel și turism va avea o contribuție record la economia globală – aproape 12 trilioane de dolari, echivalentul a peste 10% din PIB-ul global. Cu mențiunea importantă că Statele Unite, cea mai mare piață din lume, continuă să rămână în urmă, cheltuielile vizitatorilor internaționali fiind încă sub nivelul din 2019.

Atunci când timpul se contractă. „Planurile nu înseamnă nimic; planificarea e totul”, spunea cu mare înțelepciune Dwight D. Eisenhower, fost președinte al Statelor Unite și figură proeminentă a celui de-al Doilea Război Mondial. Cu toate că această vorbă de duh a trecut cu bine testul timpului, într-o epocă în care totul se desfășoară cu viteza luminii, ea nu mai poate fi aplicată ad litteram. Lucrul este valabil și în cazul organizării evenimentelor corporate – fie acestea team building-uri, workshop-uri, întâlniri între parteneri sau conferințe –, după cum rezultă din studiul FCM Meetings & Events despre tendințele industriei în 2025. (Cercetarea se bazează pe răspunsurile organizatorilor de evenimente din 28 de țări și 22 de industrii.) Astfel, jumătate dintre rezervările de locații sunt făcute cu trei până la 12 luni înainte de data evenimentului, o treime – în decurs de mai puțin de trei luni, iar doar 15% sunt planificate cu cel puțin un an în avans. Asta înseamnă că sub o enormă presiune se află atât furnizorii locațiilor și serviciilor, cât și organizatorii evenimentelor – nevoiți să identifice parteneri agili și flexibili, capabili să ofere cele mai bune soluții mâine… dacă s-ar putea.

5 motive pentru care e recomandat să rezervi cât mai din timp petrecerea de Crăciun a companiei, din perspectiva lui Răzvan Toma, manager al departamentului MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) în cadrul Happy Tour: 1. Disponibilitatea locațiilor premium. Cele mai bune locații – cluburi, restaurante sau spații nou deschise – se rezervă primele. Dacă vrei o sală care să se potrivească perfect cu numărul de invitați și să fie ușor de accesat, rezervă din timp. Asta face diferența.     2. Flexibilitate în alegerea datei.   În decembrie 2025, cele mai căutate date sunt joi și vineri din primele două săptămâni ale lunii. Dacă amâni prea mult, riști să rămâi doar cu opțiunile mai slabe, cum ar fi luni sau marți, sau să fii nevoit să schimbi conceptul evenimentului ca să te pliezi pe ce mai este disponibil.     3. Costuri mai bune și control pe buget.   Când rezervi din timp serviciile – meniul, băuturile, entertainmentul – poți negocia prețuri mai bune și ai timp să compari opțiuni. Last minute înseamnă tarife mai mari și zero marjă de negociere.     4. Disponibilitatea furnizorilor.   DJ-ii, trupele live, MC-ii și entertainerii apreciați au agendele pline în decembrie. Dacă vrei o atmosferă memorabilă, rezervă-i din timp. Altfel, vei alege din ce a mai rămas.      5. Experiența participanților. Un eveniment bine planificat înseamnă un program fluid, fără improvizații și fără compromisuri. Dacă faci totul pe grabă, vei ajunge la soluții de avarie care pot afecta experiența finală a participanților (angajați și/sau parteneri).

Roboții din industria ospitalității = o piață de 2,2 miliarde de dolari până în 2030. Las Vegas este faimos pentru cazinouri și show-uri – de la concerte și competiții sportive, până la evenimente de business de anvergură. Totuși, 2025 nu se anunță un an strălucit pentru orașul din Nevada. Conform unui articol publicat de Time în august, numărul turiștilor a scăzut în fiecare dintre primele șapte luni ale anului. Dincolo de cauze variate, care țin fie de incertitudinea economică, fie de apariția unor rivali tot mai atractivi, cum ar fi Nashville, un lucru e clar: Las Vegas are nevoie să ridice miza. În septembrie, Otonomus Hotel, lansat vara aceasta ca prima locație din lume „AI-powered”, le-a prezentat clienților noul „angajat”: Oto, un robot umanoid capabil – potrivit Interesting Engeneering – să vorbească fluent peste 50 de limbi, să interacționeze cu umor și să îndeplinească sarcini concrete, precum înregistrarea oaspeților sau room service-ul. Oto nu este nici pe departe o noutate absolută, însă Otonomous Hotel își propune să ofere turiștilor noi motive să viziteze Las Vegas. Hotelurile din toată lumea, inclusiv lanțuri mari precum Marriott sau Hilton, explorează tot mai mult utilizarea roboților umanoizi echipați cu inteligență artificială pentru a îmbunătăți experiența clienților. Inovațiile vin însă la pachet și cu unele provocări. În această vară, un clip devenit viral pe TikTok arată o turistă din Argentina cazată la Henn-na Hotel din Tokyo – una dintre primele rețele care au adoptat tehnologia – retrăgându-se speriată când realizează că recepționista este un robot și repetând: „Nu te uita la mine, nu te uita la mine, nu te uita la mine.” În ciuda provocărilor, direcția este clară: conform Hotel Technology News, piața globală a roboților din industria ospitalității, estimată la aproape 570 de milioane de dolari în 2023, ar putea ajunge la 2,2 miliarde de dolari până în 2030. In AI we trust. Do we? Apropo de provocări, pe lângă teamă, inteligența artificială poate genera și lipsă de încredere. Potrivit unei cercetări realizate înaintea Business Travel Show America – eveniment care va avea loc la New York pe 15-16 octombrie – doar 10% dintre clienții corporate din segmentul business travel au încredere în rezervările sau itinerariile recomandate de AI, arată TravelDailyNews. Proporția este similară și în ceea ce privește utilizarea soluțiilor de optimizare dinamică a prețurilor cu ajutorul AI, deși alți 30% dintre respondenți spun că intenționează să folosească astfel de instrumente în următorul an. În fond, adoptarea oricărei tehnologii, oricât de inovatoare ar fi, presupune inevitabil un anumit grad de inerție. Zenus sau detectorul (etic) de emoții. Pe de altă parte, inteligența artificială își face tot mai simțită prezența în ecosistemul evenimentelor corporate. Studiul anterior citat arată că tot mai multe companii analizează posibilitatea de a utiliza AI pentru a înțelege în timp real comportamentul participanților. Un exemplu relevant este Zenus AI, care oferă o tehnologie bazată pe analiză facială etică – fără a compromite confidențialitatea – și inteligență artificială, menită să ajute organizatorii de evenimente să înțeleagă starea emoțională, nivelul de implicare și comportamentul participanților la conferințe, expoziții, târguri sau alte evenimente live.

Aviz amatorilor de artă contemporană. Între 24 și 26 octombrie, recent restauratul Grand Palais din Paris va găzdui ediția pariziană a prestigioasei serii de evenimente culturale Art Basel. Lansat în anii ’70 în orașul elvețian căruia îi datorează numele, Art Basel s-a transformat într-o platformă internațională de referință pentru galerii, artiști și colecționari. Art Basel Paris va aduce la un loc peste 200 de galerii internaționale și circa 65 de expozanți, consemnează organizatorii. An de an, Art Basel este organizat la Basel, Miami Beach, Hong Kong și Paris, iar de anul viitor se va extinde și în Qatar, la Doha. Operată de compania elvețiană de marketing MCH Group, seria Art Basel transformă ediția pariziană într-un veritabil catalizator pentru piața de artă din Franța – a patra ca mărime la nivel global, contând cu 7% din vânzările mondiale de artă și cu jumătate din cele realizate în Europa.

Probleme ca în cuplu. Dacă încă ai dubii legate de utilitatea team building-urilor, îți recomandăm o carte care ia la bani mărunți disfuncțiile care afectează frecvent echipele din mediul corporate – fie că vorbim de departamente obișnuite sau de echipe de management. „The Five Dysfunctions of a Team”, semnată de consultantul și speakerul Patrick Lencioni, a văzut lumina tiparului în 2002, dar rămâne cât se poate de actuală și astăzi.  Doar ca să-ți faci o idee, iată trei dintre cele cinci deficiențe pe care le-a identificat Lencioni: lipsa de încredere în ceilalți; evitarea conflictelor în numele unei false armonii și lipsa de implicare. Cartea, redactată sub forma unei povești fictive care propune și soluții pentru disfuncțiile prezentate, a câștigat popularitate nu doar în rândul specialiștilor în resurse umane, ci și printre antrenorii din National Football League, devenind un adevărat ghid de bune practici pentru sportul de echipă. „The Five Dysfunctions of a Team” a ajuns pe lista bestsellerelor mai multor publicații americane de prestigiu, precum The New York Times, Wall Street Journal sau USA Today. A atras însă și critici – principala fiind că nu se bazează pe cercetare academică, ci oferă un set de recomandări practice. De bun-simț, am putea completa noi.

„Democratizarea” bagajului de mână începe în Ardeal. Aeroporturile din Cluj-Napoca și Sibiu au fost primele din țară care au eliminat, la începutul lui septembrie, restricțiile privind transportul lichidelor în recipiente mai mari de 100 ml în bagajul de mână, potrivit Mediafax. Noua regulă prevede totuși o limită maximă de 2 litri per pasager. Aeroportul Internațional Henri Coandă, din apropierea Capitalei, va adopta o măsură similară în primul trimestru al anului viitor, anunțând că instalarea scannerelor care vor permite acest lucru a început deja. Evoluțiile vin în contextul în care Comisia Europeană, datorită progresului tehnologiilor de scanare, a decis să reverseze restricțiile impuse în urmă cu aproape două decenii după ce autoritățile britanice au dejucat un complot terorist care urmărea detonarea mai multor avioane transatlantice cu ajutorul unor lichide explozive ascunse în recipiente obișnuite. La tehnologii noi, reguli noi.

Amprentele, vă rog! Începând cu 12 octombrie, România va adopta, alături de celelalte state ale Uniunii Europene, Sistemul de Intrare/ Ieșire (EES), un mecanism de control suplimentar la frontiera externă a Spațiului Schengen, conform Euronews. Sistemul va fi implementat treptat, devenind pe deplin operațional peste aproximativ șase luni. De asemenea, va înlocui clasica ștampilare a pașaportului cu scanarea amprenetelor și realizarea unei imagini faciale. Ce călători sunt afectați? Sistemul EES se aplică cetățenilor non-UE, adică persoanelor care nu dețin un pașaport emis de un stat membru al Uniunii Europene sau de Islanda, Liechtenstein, Norvegia ori Elveția. Măsura îi va viza și pe cetățenii britanici, ca urmare a ieșirii Regatului Unit din Uniunea Europeană. Impactul va fi resimțit în special de cei care fac o scurtă traversare a Canalului Mânecii, prin Eurotunnel, punctul de frontieră francez fiind amplasat pe teritoriul britanic, semnalează The Guardian. Bad luck.

Dacă ai găsit utile ideile de mai sus, recomandă acest newsletter unui prieten.